人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。
技术设备，计算机是另一因素。 设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。
显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。 办公自动化系统是处理信息的系统，是进入信息时代后的一种新概念。
早期的办公自动化软件主要完成文件的输入及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询功能；随着数据库技术的发展，客户服务器结构的出现，OA（Office Automation）系统进入了DBMS 的阶段；办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在LotusNotes和Microsoft Exchange出现以后，所提供的工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实现非结构化文档的处理、工作流定义等重要的OA 功能，OA应用进入了实用化的阶段；但随着管理水平的提高，Internet 技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足要求，OA 的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即所说的决策系统，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，浏览器作为前台（三层次结构）的OA 模式，这种模式下，可以将OA 系统纳入由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内，可以通过OA 系统看到、分析、得到更全面的信息。基于B/S 结构的办公自动化系统，适用于施工企业的办公自动化，它涵盖日常办公管理的基本流,具有较强的通用性。目前国内此技术较为成熟的只有天络在线等几家大型企业。
OA应用面临的需求 随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平。具体表现在：
