采购作业流程会因采购的来源、方式以及对象等的不同而在作业细节上有所差异，但基本流程都大同小异。以下是美国采购学者威斯汀所主张的采购的基本作业步骤。

1.确认需求

在采购之前应先确定买哪些物料，买多少，何时买，由谁决定等。

2.需求说明

确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。

3.选择可能的供应来源

根据需求说明在原有供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或以登报公告等方式公开征求。在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：

(1)价格。物美价廉的商品是每个企业都想获得的。相对于其他因素，虽然价格并不是最重要的，但比较各个供应商提供的价格连同各种折扣是选择供应商不可或缺的一个重要指标。

(2)质量。商品质量也是一个十分重要的选择供应商的影响因素。商品质量的选择应根据企业实际情况而定，并不是质量最好的就是最适应的，应力求用最低的价格买到最适合本企业质量要求的产品。

(3)服务。服务也是一个很重要的选择供应商的影响因素。如更换次品、指导设备使用、修理设备等，类似这样的一些服务在采购某些项目时，可能会在选择过程中起到关键作用。

(4)位置。供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间都有影响。在当地购买有助于发展地区经济，易于形成社区信誉以及良好的售后服务。

(5)供应商库存政策。如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存，那么拥有安全库存将有助于设备突发故障的解决。

(6)柔性。那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的供应商应予以重点考虑。

4.适宜价格的决定

决定可能的供应商后进行价格谈判。

5.订单安排

价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。

6.订单追踪与稽核

签约订货后，为求销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交货，并予以严格验收入库。

7.核对发票

厂商交货验收合格后，随即开具发票。要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后财务部门才能办理付款。

8.不符与退货处理

凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货，并立即办理重购，予以结案。

9.结案凡验收

合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报高级管理层或权责部门核阅批示。

10.记录与档案

维护凡经结案批示后的采购文件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题查考。档案应具有一定保管期限的规定。