管理必须确认完成一个购买活动所必要的信息和测量评估购买成果。为了测量及评估采购成果，管理信息系统应包括以下数据：

1、采购量和描述；

2、必要的数量；

3、必要物品的日期；

4、承认或授权购买请求的日期

5、确定购买或批准的购买量；

6、开给供应者的价格；

7、供应者被要求的日期；

8、供应者所开出必需的日期；

9、供应者要求的价钱；

10、供应者订出折扣价清单；

11、买者订的数量；

12、买方下订单的日期；

13、单位物品购价；

14、一年须购买量的数量或百分比；

15、预定的单位购价；

16、供货商的名字；

17、供货商的地址；

18、供货商承诺的运送日期；

19、供应者导人期(为购买物品的日数或周数)；

20、购买物品的成交日期；

21、成交量；

22、购买物品的成交与否(单位/一批)；

23、储藏地；

24、买主；

25、请求价格变动；

26、请求价格变动的有效日期；

26、价格变动确定的日期；

27、运送的地点。

通常，采购测量法和评估报告的主要用户，是最高级的负责人、法人组织的负责人、操作单位机能的负责人、在生产和运作单位地点的中层管理人员。

在这一类的每一项中需要完全不同的信息。

1、采购部门必须要得到有效的监察和控制。且要公心、综合实力强的人才去担当，最好不要一个人是多人，或者说是高层领导，甚至是老板自己。

2、采购经理工作的重心应放在监督指导上，而不是采购工作上。

3、采购的采购工作内容越细越分解越好。适当的合理，七成工作量是最佳适度。

4、采购员要对采购工作有记录，要经常总结汇报和分析。

5、注重对采购资讯的管理。

6、采购员自身的工作做得越细，越详尽，越有根有据、有分析，对采购管理者更有威力和杀伤力。

7、物料供应商要有足够的备用和替换的商家。

8、各个部门完善的配合，提供较坚实的技术支持和品质管能有效地提高采购的质量和效率。

9、从打样开始就做到公平公正。2100433B

采购能力一般包括两个方面：

一是商务能力，通常指谈判能力。

二是技术能力，在采购过程中发现产品质量、性能问题等方面的能力。

1、迅速了解采购产品的成本结构及使用成本。

2、通过商务沟通，为企业采购到合适性价比的产品。

3、不论是正常采购，还是紧急采购，都会比同行以更短的时间采购到位。

4、对于产品质量、性能、成本问题，能够迅速了解到位，甚至可以指导本公司技术人员使用。

5、能够与供应商谈判出有利于企业的长期合作协议。

6、能够有效与企业内部其它部门进行有效沟通，进行价值管理。

采购代理最终存活的关键在于，采购代理企业能否为客户采购到价廉物美的物资。因此，低成本运营是采购代理企业普遍实行的战略。而事实上，采购代理企业也确实拥有这样的优势和能力。

存在成本挤压的空间

据有关资料显示，我国传统物资采购模式中采购成本占到了企业投资总成本的60%～65%，而在国外，这一比例在40%以下。也就是说，我国的物资采购成本中至少还存在20%的压缩空间。企业要提高经济效益，物资采购成本的降低是非常现实的选择。

实现采购成本节约

采购代理企业专营物资的采购和配送， 它把物资采购这一职能从生产企业中剥离出来，实现了社会分工。按照分工与专业化理论，分工有助于专业化的发展，而专业化带来的直接影响是成本的节约。代理采购企业是专业化的物资采购企业，它拥有专业化的采购和物资配送队伍，能够有效地降低采购成本。首先，它专营某一类或几类物资的采购， 可以同时为多家客户提供服务，因而在运作中通常是大宗采购，大宗采购在价格上往往有更大的优惠，能够享受比一般客户更为优惠的折扣。其次，代理采购企业只经营某一类或几类物资的采购，拥有比一般企业更为丰富的信息，熟知该领域的市场行情，并能在客户发出采购指令时迅速完成采购任务，可以节省大量的诸如考察、谈判等交易成本。对客户而言，除节省了采购部门日常的开销、采购人员的工资、物资的库存成本以及采购中的交易成本外，还能够以较高的效率、较低的价格购进所需的物资。企业的整个采购环节趋向简单化、流程化，采购成本大大降低。

保证物资的质量

采购代理企业能够生存并获得发展还在于它受到一种无形的制约，即它对客户的责任。客户信任它，乐意把自己的物资采购业务委托于它，它才能生存，才能发展壮大。因而，它必须站在客户的立场上，想客户之所想，急客户之所急。它必须时刻保持清醒，因为在信息高度流通的社会，一次的疏忽或舞弊(比如以次充好)不仅会使自己永远失去一个客户， 而且还有可能给自己带来毁灭性的灾难。从这个意义上说，采购代理企业比客户本身的采购部门更具有责任感和危机感，更有动力去寻求质优价廉的物资。另外，采购代理企业专营某一类或几类物资的采购，拥有更为专业的采购人员，对市场的行情把握的更为准确，对相关物资质量的优劣也更具有鉴别能力。因而，采购代理更能采购到符合客户要求的物资。这种对某一类或几类物资具有的更为专业化的能力，对采购代理企业来讲，是其生存和发展的必备手段；而对客户来讲，则在无形中节省了采购成本。

提供快捷的服务

采购代理企业拥有专业化的物资配送队伍，这就具备了能够在较短时间内将客户所需物资准确地送到客户指定地点的能力。而且，长期从事某一类物资或几类物资的配送，对所配送物资的性能、运输要求更为了解，从而减少物资在装卸以及运输过程中的损耗，节约了成本。对于客户企业，由于只要根据生产进度在合理时间前发出采购指令，所需物资就能够及时得到供应，因而没有必要储备大量的物资，只需少量库存或者零库存，防止了原材料物资的积压，从而使库存成本降低。

防止采购中的腐败

传统物资采购模式中，采购人员为了确定供应商，往往需要对供应商进行实地考察，而这也通常是采购环节中容易导致腐败的环节。现实中，有些供应商为了获取物资供应资格，不惜花费重金拉拢采购人员，或许诺暗中给予回扣。但羊毛出在羊身上，采购人员贪图小利的结果是企业付出更高的成本。而企业为了杜绝采购环节中舞弊事件的发生，尽管建立了一系列的监督机制，但从实际执行的结果来看，企业不仅为此花费了高昂的成本，而且效果并不明显。采购代理模式把物资采购这一职能从企业内部分离出来， 采购代理企业与客户的关系公开化、明晰化。对客户企业来说，减少了物资采购的环节，从而在源头上降低了物资采购中出现腐败的可能性，大大降低了物资采购中的监督成本。

采购代理作为一种新型的物资采购模式，其廉价、高效、快捷的特点必将不断地被更多的企业所认识，成为众多企业降低采购成本的一种新的选择。2100433B

采购员成本意识

采购支出是构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，锱铢必较，不可大而化之；其次，必须具有“成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投入（成本）与产出（使用状况——时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外，对于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，对原料、人工、工具、税款、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评断。

采购员预测能力

在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，研判货源是否充裕，再与供应商接触，并可从其“惜售”的态度，揣摩物品是否可能供应日绌。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度有多大。总之，采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能对物品未来的供应趋势预谋对策。

采购员表达能力

采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解，尤其是忙碌的采购工作，采购人员更须具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间，而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

采购员协调能力

由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使采购业务能顺利进行，而获得良好的工作绩效，除了采购人员的努力外，尚需企业内部各有关部门的密切配合。2100433B

工序过程能力指该工序过程在5M1E正常的状态下，能稳定地生产合格品的实际加工能力。过程能力取决于机器设备、材料、工艺、工艺装备的精度、工人的工作质量以及其他技术条件。过程能力指数用Cp 、Cpk表示。