内容

(一)采购订单的明细管理

采购订单的明细管理主要是通过对采购订单各项目的管理，使企业相关部门能够明确掌握商品订货的情况。当采购单位决定采购对象后，企业通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、验收、付款的依据。订购单内容主要侧重于交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用途不同，订购单可分为厂商联(第一联)，作为供应商交货时间的凭证；回执联(第二联)，由供应商签字确认后寄回给企业物料联(第三联)，作为企业控制存量和验收的参考；请款联(第四联)，作为结算货款的依据；承办联(第五联)，由制发订购单的单位自存。

(二)采购订单的跟踪管理

订单跟踪是采购人员的重要职责，订单跟踪的目的有三个:促进合同正常执行、满足企业的商品需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生矛盾，突出地表现为由于各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺货、库存难以控制。恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。采购订单跟踪过程。

1．合同执行前订单跟踪。订单人员在完成订单合同之后，要及时了解供应商是否接受订单，是否及时签返订单合同。在采购环境里，同一商品往往有几家供应商可供选择，独家供应商的情况很少。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会遇到因为各种原因的拒单现象，由于出现变化，供应商可能要提出改变某些合同条款，包括价格、质量、交货日期等。如果供应商按时返签订单合同，则说明供应商的选择正确；如果供应商确实难以接受订单，可以在采购环境里另外选择其他供应商。与供应商正式签订的合同要及时存档，以备后查。

2．合同执行过程中订单的跟踪。进人订单实际作业阶段的第一项工作，就是要签订一份与供应商的正式合同。这份合同具有法律效力，订单人员应全力跟踪，并且应和供应商相互协调，建立起相互之间的业务衔接、作业规范的合作框架。合同跟踪应注意以下事项：

(1)严密跟踪供应商准备商品的详细过程，保证订单正常执行。在跟踪过程中，发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不可贻误时间。不同种类的商品，其准备过程不同。总体上可分为两类：一类是供应商需要按照样品或图纸定制的商品，存在着加工过程的周期长，变化多的特点。对于这类订单的跟踪管理，可以向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。常驻代表应当深入到生产线各个工序、各个管理环节，帮助发现问题，提出改进措施，切实保证彻底解决有关问题；另一类是供应商有存货，不存在加工过程，周期短。对这类订单的跟踪管理可视情况分别采用定期或不定期到工厂进行监督检查，或者设监督点对关键工序或特殊工序进行监督检查；要求供应商自己报告生产条件情况、提供相应检验记录、让大家进行评议等办法实行监督控制。

(2)紧密响应生产需求形势。如果因市场原因需求紧急，要求本批商品立即到货，应马上与供应商协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，企业经研究决定延缓或取消本次订单商品供应，订单人员也应尽快与供应商进行沟通，确定其可承受的延缓时间，或终止本次订单操作，给供应商相应的赔款。

(3)慎重处理库存控制。库存水平在某种程度上体现了订单人员的水平。订单人员既要保证销售正常，又要保持最低的库存水平，也就是必须保持与正常经营相适应的商品库存量。因为企业库存过大，占用资金，增加管理费用；库存过小，则品种不全，数量不足，容易造成脱销。

(4)控制好商品验收环节。商品到达订单规定的交货地点，对国内供应商来说一般是企业仓库，对境外交货则是企业国际物流中转中心。境外交货的情况下，供应商在交货前会将到货情况表传真给订单人员，订单操作者应按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认，并进行录入归档，开始办理付款手续。境外的付款条件可能是预付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此订单人员必须在交货前把付款手续办妥。

3．合同执行后订单跟踪。应按合同规定的支付条款对供应商进行付款，并进行跟踪。订单执行完毕的柔性条件之一是供应商收到本次订单的货款，如果供应商未收到付款，订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作，否则会影响企业信誉。商品在使用过程中，可能会出现问题，偶发性的小问题可由采购：人员或现场督验者联系供应商解决，重要的问题可由质检人员解决。

(三)采购订单的使用管理

对于尚未使用电脑系统的公司，一份订单通常有7～9份副本。而在使用计算机的条件下，将一份采购订单分寄到每个部门的电子邮箱就可以了。供应商在原件上签字后将其送回买方，就表明供应商已收到订单并同意订单的内容。从法律上来讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商则构成合同接受者，提交和接受是具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。

采购部门将一份订单副本送达会计部门(例如应付账款)，提出需求的部门接收并进行交易。采购部门通常保留有几份订单的副本及相关收据，其他部门应对采购订单和收款收据有很高的透明度：

1．会计部门能够得知未来的支付条件，同时还持有一份订单副本，以便在：货物到达时对付款进行核对。

2．采购订单应有订单编号以便相关部门备案。

3．接收部门持有与商品收据相匹配的订单副本，该部门还可以用特殊的采购订单帮助预测进货的作业量。

4．提出需求者在需要查询一份订单状况时可参考的采购订单数字。

5．运输部门知晓交货要求，针对每一次交货安排承运人或使用公司内部运输。

6．订单将在所有的部门长期有效，直到买方公司确认货物已收且符合数量及质量要求为止。 2100433B

采购订单标明了

a.供应商

b.要订购的物料或服务

c.数量

d.价格

e.供货日期和供货条款

f.支付条款

此外，采购订单确定订购的物料是存入库存还是在收货时就直接被消耗。

采购订单须经核准。

采购订单是存货在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物流的循环流动轨迹、累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收货情况和订单执行状况，通过采购订单的关联跟踪，采购业务的处理过程可以一目了然。

订单管理主要用来管理采购订单申请以及成为正式订单到送检的一系列动作

精和软件采购管理系统申请单管

1.采购申请单

功能说明：

该单据数据由用户手工添加完成，用户可以根据需求进行采购申请；当由用户手工添加时，只需添加主子表的信息即可。当该申请单确认之后将生成已确认采购申请单；或者由生产采购计划自动生成，只需要做确认动作。

2.已确认采购申请单

功能说明：

将采购申请单中的数据进行处理，点击生成采购单则生成采购订单和已完成采购申请单，点击取消则返回采购申请单中，需重新确认；点击取消采购申请单则该单据已取消采购申请单中

3.已完成采购申请单

功能说明：

已确认采购申请单审核生成相关单据后生成了该表单，该表单有取消采购订单功能，就是把采购订单数据返回一确认采购申请单中

4.已取消采购申请单

功能说明：

该单据有已确认采购申请单取消申请单后生成的单据，表单内信息不可修改，只可查看

精和软件采购管理系统正式订单管理

1.采购订单

功能说明：

单据由采购申请和计划采购评审自动生成，当供应商送货时，仓库管理人员根据供应商送货的数量，可分为两种情况，直接入库与质量送检。也可以根据供应商的数量分批入库与质量送检。

2.包材采购订单

功能说明：

该表单分为上、中、下三部分组成，单据由包材申请单自动生成，当供应商送货时，仓库管理人员根据供应商送货的数量，可分为两种情况，直接入库与质量送检。也可以根据供应商的数量分批入库与质量送检。

3.已完成采购订单

功能说明：

当采购订单和包材采购订单中物料全部来料时生成该单据，该单据信息只可查看，不可修改，但该单据可将送检单和入库单返回采购订单或包材采购订单中

4.已取消采购订单

功能说明：

该单据由包材采购订单或采购订单取消采购生成该单据，该单据不可编辑，只可查看

精和软件采购管理系统送检管理

1.采购送检单

功能说明：

该表单主要用于物料的送检管理，在采购订单中对来料物料进行送检后会生成送检单，采购员在该表单中对送检物料进行确认和打印

2.采购件BOM展开

功能说明：

由于采购件繁多，当需要对整机产品中需要采购的零部件进行BOM展开，采购件BOM展开能很好的让用户知道BOM信息，还能查询到单位，供应商和数量等相关信息可按规定的格式进行打印，根据权限不同，点击进行查看

精和软件采购管理系统计划管理

1.采购计划查询表

功能说明：

可以根据采购订单日期和订单交货日期查看时间段内的采购计划，用户可点击进行查询

2.采购计划进度查询表

功能说明:

可以看到计划采购数量与实际采购数量的对比情况。由于是用PROJECT表示，在报表的显示上会更直观。

3.采购欠料查询表

功能说明：

由于采购的物料繁多，难免有些供应商送货不及时，采购欠料查询能够很好的让用户知道采购中具体还有那些物料是还未到货的，具体欠多少，及时跟供应商进行联系规避风险，以及非常有征对性的知道自己报表数据。采购欠料查询可以做到具体那一个供应商该到那一种物料是什么时间，计划数、送检数和差额数等等

4.日计划到货查询表

功能说明:

根据报表的查询条件,可以得到查询日(尽此于查询日当天)计划到料(采购送检)而实际未到的相关的报表数据

5.采购异常查询

功能说明：

在采购订单送检的过程中物料发生返工，退货等异常情况数据查询，用户在选择好查询条件后，点击就可查看到所要信息

精和软件采购管理系统打印/统计分析

1.采购订单打印

功能说明:

对同一个供应商下面的物料一并打印,

可以根据查询条件可以选择那一个销售订单,打印过状况的的条件进行查询。

2.采购订单统计

功能说明:

采购订单统计有采购订单统计查询和采购订单明细两种报表两种，采购订单统计是只统计在一段时间内的按照查询条件得到的简单的采购信息，采购订单明细查询的数据比较详细，具体细到此采购单中申请单，入库单，送检单

3.采购申请单统计

功能说明:

根据查询条件查询时间段内的采购申请单明细和统计，用户在选择好查询条件后点击和就可查询所需信息

4.采购申请单取消统计

功能说明:

根据查询条件查询时间段内的采购申请单取消数据，用户在选择好条件后点击就可查询所需信息

5.采购批次完成率

功能说明：

采购批次完成率有采购完成率和采购批次完成率真两种查询报表，采购完成率是查询某一供应商供货的总的完成率，而采购批次完成率完成率它会将查询出来的每一批次都清楚的显示出来，给用户了解到具体的到货信息，计划信息，然后得出这一批次的完成率，用户选择好查询条件后点击和就可查询所需信息

6.供应商供货及时率

功能说明:

根据报表的查询条件可以得到相应的数据从而可以看到计划到货时间与供商应实际到货时间,得出及时率，用户选择好查询条件后点击 就可查看所需信息

7.供应商供货品质分析表

功能说明:

在设定好报表的查询条件之后可以得到相应的数据从面可以看到供商应来料送检之后得到的来料品质具体情况

8.入库产品应付查询

功能说明：

入库产品应付查询有入库产品应付数量查询和入库产品应付明细查询两种报表两种，它是作为财务应付给供应商应付款的重要依据2100433B

虽然系统会自动根据采购计划生成采购订单，但是在实际工作中，采购员往往还需要对采购订单中的部分内容进行更新。为了加强控制，无疑需要对这个更新作业进行更细致、更深入的管理。那么在采购订单中更新部分内容会触发那些业务逻辑呢？笔者在这里根据自己的了解作一番分析。希望这个分析报告可以帮助大家更加深入的了解单据的更新操作。

与产品基本信息表关系

采购订单中有很多内容都是从产品基本信息表中取得。如产品的规格描述、产品的计量单位、产品的包装要求等等。有时候企业根据实际需要，可能需要在采购订单上更新这些信息。如以前供应商送原材料过来的时候是4个一包的。现在企业为了一些原因，如生产线的要求，需要把这个包装数量改为3个一包或者5个一包。此时，在采购订单的包装说明中可以进行更改。更改保存后，就完事了吗？其实，这背后还暗藏着一个业务逻辑。即这个包装信息、产品规格等等属于产品的基本信息范畴。那么在采购订单上进行更改后，是否要求采购订单在保存更新的同时去更新产品基本信息表中的内容吗？还是只是采购订单上更新即可？

到底采用什么方式，主要根据企业业务性质来判断的。如果这个更新只是一个临时的调整，那么就不需要更新产品基本信息中的内容。但是，如果这个更新是永久的，以后都要采用这个包装方式的话，则就需要在更新采购订单的同时更新产品基本信息表中的内容。不过产品基本信息表中的内容毕竟比较敏感，如果想通过订单关联更新产品基本信息表中的内容，则要符合一些业务逻辑的控制规则。具体来说，主要有三个方面。

1.产品信息表中

必须指明某个字段可以被其他单据所更改。这主要是为了保证数据的一致性。因为在企业中，原材料等基本信息往往不是采购人员建立，而是研发部门等建立。为此，研发部门有这个权利那些内容可以被其他人员更改。如此的话，当其他部门通过其他单据更改了某部分内容之后，作为产品信息的主人，就比较容易追踪。在实际工作中，笔者建议企业用户，把一些关系不是很大的内容，如包装方式等等可以让其他员工进行更改，以减少信息建立人员的工作量。但是，对于一些关键的参数，如原材料检验标准、原材料规格等字段的话，最好还是谁建立谁更改。

2.用户需要有这张表对应的权限

如在ERP系统权限设计中有一个排它权限。如果某个用户做了这个限制之后，则他建立的信息可能就只有他自己能够进行更改。其他用户无权进行修改。如果有这个限制的话，则其他用户就无法通过采购订单等相关单据更新这个产品基本信息表。

3.是采购订单中的控制

在实际工作中，可能需要更新与不需要更新两种情况同时存在。是否需要更新产品基本信息表的内容需要采购员根据实际情况来进行判断。为此，在采购订单更新用户按保存后，系统就会进行判断。更改的内容是否涉及到产品基本信息表中的内容。如果涉及到而且产品基本信息表中又指定这个字段可以被更改的话，则系统就会提示用户是否需要把这个更新同步到产品基本信息表中。如果用户选择是的话，则这个更新会被同步到产品基本信息表中。如果选择否的话，则只是在采购订单上进行更新，而不会涉及到产品基本信息表。

也就是说，要同时满足以上三个条件，产品基本信息表中的内容才能够被采购订单所更新。笔者在项目推广中，对于用户的建议是这个功能要慎用。对于一些共享程度比较高的信息可以通过级联更新来节省数据维护的工作量。但是对于一些技术性比较强的数据，则最好还是采取专人维护专人负责制比较好。

与产品价格信息表关系

除了会对采购订单中的产品基本信息如包装信息进行更改，采购员改的最多的还要算是采购订单价格。这个采购订单价格在采购订单管理中又是一个比较敏感的字段。为了保障企业资金的安全性，采购订单在这个字段的更新上采取了比较多的控制措施。

1.采购订单价格更新

首先，采购订单会控制采购员是否有这个权限更改这个采购价格以及更改的幅度有多大。有些企业对于这个采购价格控制的比较严格，普通采购员无法更改这个采购价格。因为采购订单中的价格自动会从供应商产品价格表中带出来。也就是说，默认的价格就是跟供应商协商好的价格。若要进行价格变动的话，则必须由采购经理来完成。有些企业则相对宽松一点，采购员可以更改采购订单的价格，但是其有一个幅度的限制。如某个原材料标准价格为10元，而采购员可以在1%的范围内修改这个采购价格。也就是说，其向供应商采购时，其价格的最大修改权利只有11元。如果超过这个价格的话，就需要采购经理或者其他人员的授权才行。可见通过对采购价格这个字段本身的权限控制，能够大大的提高采购订单价格的准确性。明显消除采购员与供应商串通的徇私舞弊行为。

2.采购订单价格更新对其他数据表的影响

采购订单的价格更新是否会对其他相关表产生影响呢？这里的相关表主要包括两张数据表，分别为产品价格信息表与产品供应商价格信息表。产品价格信息表中定义了产品的计划价格；产品供应商价格信息表则定义了某个供应商的具体价格信息。他们之间有彼此的联系。如产品供应商价格信息表默认情况下，会继承产品计划价格表中的价格。而在建立采购订单的时候，默认情况下其价格来自于产品供应商价格信息表。如果这张表中没有相应数据的话，则其会采用产品计划价格表中内容。而现在反过来，若采购订单中物料价格的变化，是否会更新以上这些表中的内容呢？

笔者在项目实施中，给用户第一个建议是最好不要通过采购订单来更新这两张基本价格表中的信息。若产品计划价格表中或者供应商价格信息表中的内容有改变的话，最好通过独立的变更单据来进行变更。这主要是出于数据的一致性考虑。而且也易于后续的查询追踪。如果在采购订单中进行级联更新的话，以后很难查询到这个更改记录。虽然这会增加一些数据维护的工作量。但是却可以保持数据的一致性，笔者认为这个交易还是值得的。