基本信息

甄别档案文件的现实价值和历史价值，进行存毁处置的一项档案业务工作。主要内容包括：①制定鉴定标准，如档案保管期限表及其他有关规定；②分析和判断特定档案对其形成单位、国家和社会的保存意义，具体划定各个案卷和相应保管单位的不同保管期限；③挑选有长远保管意义的档案妥为保存或移交，剔除本无保存需要或保管期满的档案予以销毁。鉴定档案价值对档案的科学管理具有重要意义，一向被各国专家视为档案管理中最难的工作，必须慎重进行。

鉴定档案的原则：要用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。全面的观点指：一方面从各个全宗之间、一个全宗内文件之间的全面联系中，考察、分析每份具体文件，综合审视档案文件内容和外部特征的各种因素；另一方面要预测档案对形成单位、国家和社会的各种需要，有无保存意义。历史的观点指：根据档案形成的时代背景和社会条件去识别档案的内容、形式及其意义。发展的观点指：要充分估计档案对未来在政治、经济、文化、科学等各方面的长远作用。

分析档案价值的一般方法 (有的国家亦称鉴定标准、鉴定依据、评价标准、评价方法等),不同国家、各个时期和各种学派的持论各有所异。大致从8个方面入手:①文件内容。一般说，具有科学研究和实际查证意义的文件,具有较大的保存价值；对具体的全宗而言,反映全宗立档单位主要职能活动和基本历史面貌的文件，具有较大的保存价值；反映一般事务性活动的，内容重复的文件，其保存价值较小。在掌握鉴定档案价值的内容标准时，比较强调其独一无二性。②文件来源。即从形成档案的立档单位和文件作者两方面分析文件的价值，有的国家亦称之为职能鉴定标准。在国际档案学界,对“职能鉴定论”有不同的观点。但一般认为，社会影响较大的高级领导机关、重要单位和著名人物形成的全宗，以他们为作者的文件，往往具有较大的保存价值。相同作者的文件在不同全宗中又各有不同的保存价值。从总体上说，本机关撰写的文件具有较大的保存价值，成为该全宗永久保存的重点；与立档单位互有隶属关系的上下级机关为作者的文件，比无隶属关系作者的文件的保存价值大。③文件产生时间。一般说，档案产生的时间距今越远，保留下来的越少且鲜为人知，其价值越显得珍贵。“高龄案卷应当受到尊重”的理论，有时被称作年龄鉴定标准，在世界各国有着广泛影响。许多国家对古代档案以及较早时期的档案，规定有“禁销”界限年份。如中国对明清以前的档案和革命历史档案，一般不准销毁。④文件名称。文件的不同种类和名称，标志着文件的不同效用，成为分析文件保存价值的依据之一。如法律、条例、决定、命令、指示、会议记录等文件，其保存价值往往大于一般的通知、简报、来往信函等文件。⑤文件的稿本。同一文件的不同稿本，由于可靠程度等方面的差异,决定了它们的不同价值。一般说,定稿、正本往往大于草稿、副本的保存价值。在特殊情况下，已无正本的文件、某些重要的立法文件或著作，其草稿、草案等也有较大的保存价值。⑥文件的有效期。条约、协定、合同、协议书、契约、借据等文件，在其有效期内具有法律上和行政上的效力，有相当的保存价值；超过有效期后，其原有的价值往往降低乃至消失，或另有其他方面的价值因素。⑦文件的外形特点。文件的制成材料、制作方法、笔迹、图案等等，凡有历史的、文化的、科学研究等方面特殊意义的，则比文件的本来价值相对地提高；有一定价值的文件,如外形已被破坏得无法恢复,也会失去其原有的价值。⑧全宗和全宗群内档案的完整程度。在全宗和全宗群内档案保存比较完整的条件下，各种类型文件的价值率基本正常,其中有些文件,如内容重复的文件，其保存价值还要相对降低。反之，如果一个全宗以及相关全宗内的档案保存得不齐全，残存档案的价值往往相对提高,有些不甚重要的文件,其价值层次也可能相应地上升。

在许多国家，档案鉴定工作须依照一定的制度有组织地进行。首先由国家档案行政管理部门或有关方面制定档案价值鉴定的基本标准和档案保管期限表，各系统、地区和机关再据以制定相应的具体规定，然后由档案馆室分工分阶段进行鉴定工作。机关的档案鉴定工作通常分为 3个阶段：①在文件准备归档过程中，剔除没有保存价值的文件，对拟归档的文件初步划分保管期限；②随同归档质量检查，正式确定归档文件的保管期限；③定期审查保管期限，对规定在档案室保存年限已满和档案本身保管期限已满的档案，分别进行移交和销毁处理。

档案馆的档案鉴定工作，通常分为两个步骤：①审核接收进馆档案的保管期限；②对保管期限已满的档案剔除销毁。档案馆批量档案的鉴定工作，由档案馆会同有关部门和专家组成的鉴定委员会主持进行，局部的鉴定工作，征求业务部门的意见，或邀请有关的专家参加。机关或档案馆，由于特殊原因接收和保存的未鉴定档案，则需进行全过程的鉴定工作。

执行销毁档案的批准和监销制度。经过鉴定需要销毁的档案，必须编造档案销毁清册，按照规定办理批准手续。未经鉴定和批准，任何单位和个人不得销毁任何档案，违章或误销档案者负有行政以至法律责任。销毁准销档案时，一般实行双人监销制度。档案确已销毁后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，且由监销人签字，以示负责。

为了在决定档案取舍存毁的鉴定工作中，竭力避免造成难以挽回的失误，鉴定档案价值的基本方法一般都应采用直接鉴定法，即要求鉴定工作人员逐卷逐件地直接审阅文件。一般是以单份文件为基础，以案卷和相应的综合体为单位进行鉴定。2100433B

第二十三条　各单位档案管理部门应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，定期清点档案数量，检查档案保管状况，做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作，发现问题及时处理，确保档案实体安全和信息安全。

第二十四条　各单位应当为档案工作人员配备必要的劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

第二十五条　各单位应当建立健全档案安全工作机制，制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。

第二十六条　各单位应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置，并形成鉴定工作报告。档案的鉴定、销毁必须按国家有关规定进行，严禁擅自处置档案。档案销毁应当在指定场所进行。涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

第二十七条　各单位应当积极开展档案利用工作，建立健全—８—档案利用制度，推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记等方式，深度挖掘档案信息资源，发挥档案价值。全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。

第二十八条　各单位应当建立完善档案统计工作机制，对所保管的档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况等定期统计并建立完备的台账。统计结果应当真实、准确、完整。

一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。 二、档案材料收集范围：凡是对全区各项事业发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。

三、任何个人都不得以任何理由拒绝向区档案馆归档移交有价值的档案材料。

四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照区档案馆所要求的归档时间、归档质量的要求，归档移交到区档案馆。

（二）联系催要制度。区档案馆工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

五、收集材料的要求。

（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

1．载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

2．载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

3．现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。

（三）材料必须齐全、完整。

1．各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。

2．整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。2100433B