导论

第一章 企业档案信息化概略

一、信息化与企业信息化

(一)信息化

(二)企业信息化

二、档案信息化与企业档案信息化

(一)档案信息化

(二)企业档案信息化

三、企业档案信息化现状

(一)研究现状

(二)实践现状

第二章 企业档案信息化战略定位——知识管理

一、知识管理与企业档案知识管理

(一)知识管理

()企业档案知识管理

二、为什么要实行企业档案知识管理

(一)企业管理创新的客观要求

(二)档案管理方式转型的必然选择

(三)深化档案信息开发的必要措施

三、企业档案知识管理的基本思路

(一)企业档案知识管理的定位

(二)企业档案知识管理的原则

(三)企业档案知识管理的步骤

四、企业档案知识管理的重点内容

(一)整合企业档案信息资源——集成管理

(二)实现企业档案信息增值——知识服务

(三)优化企业知识资源管理——IT平台化

(四)确保知识管理持续发展——制度安全

第三章 企业档案信息化资源建设——集体管理

一、资源建设在企业档案信息化中的地位

(一)资源建设是档案信息化建设的基础和核心

(二)企业档案是企业重要的知识和信息资源

二、企业档案资源的构成与管理现状

(一)企业档案资源的基本构成

(二)企业档案资源的管理现状

三、企业档案信息资源的集成管理

(一)企业档案信息资源集成管理的含义

(二)企业档案信息资源集成管理的主要内容

(三)企业档案信息资源集成管理的理论依据

(四)集成管理在档案资源建设中的适用性分析

(五)企业档案信息资源集成管理实施策略

四、资源建设的成果刑事与主体措施

(一)企业档案信息化资源建设的成果形式

(二)企业档案信息化资源建设的主要措施

第四章 企业档案信息化服务——知识服务

一、档案知识服务简述

(一)档案知识服务的特性

(二)档案知识服务的原则

二、知识服务在企业档案信息化中的适用性分析

(一)知识服务是企业档案信息化发展的必然选择

(二)企业档案信息化为知识服务提供了技术条件

(三)企业数字档案馆建设为知识服务提供了平台

(四)网络环境的档案信息资源适用于知识服务

三、企业档案知识服务体系目标分解

(一)建立以人为本的知识服务理念

(二)建立档案信息共享的知识服务体系

(三)树立体现企业文化核心的知识服务理念

(四)建立档案知识服务专题数据库

四、基于企业信息化的档案知识服务体系构建

(一)档案知识服务体系构建面临的问题

(二)企业档案知识服务体系建设

(三)企业档案知识服务方式

(四)档案知识服务体系构建对人才的需求

(五)企业档案知识服务展望

第五章 企业档案信息化的测评

一、企业档案信息化测评体系的建立

(一)企业档案信息化测评的目标

(二)企业档案信息化指标体系的设计原则

二、企业档案信息化指标构成方案

(一)企业档案信息化指标

(二)企业档案信息化指标计算方法

三、企业档案信息化测评体系的组织和应用

(一)企业档案信息化测评步骤

(二)企业档案信息化测评组织流程

附录A 企业档案信息化案例

附录A1 广东省韶关钢铁集团有限公司档案信息化案例

附录A2 南方电网广东电网公司档案信息化案例

附录A3 广东广清高速公路北段有限公司档案信息化案例

附录B 企业档案信息化现状调查

附录B1 企业档案信息化现状调查问卷

附录B2 企业档案信息化现状调查问卷数据分类统计

附录B3 企业档案信息化现状调查问卷分析报告

参考文献

后记

文档即知识，这些知识的产生可以说发生在每时、每刻、每个人身上，我们可以随手就可以记录下来，当我们想找到他们的时候，能够快速准确的找到。大部分管理软件的文档管理功能是菜单化、单独上传文档、进行归类存储的方式，这种方式只能保存文档本身，但不能记录文档的产生原因和过程，并且文档的版本混乱。

领度企业执行与沟通平台在做文档管理功能时，不仅仅采用菜单化模式提供上传文档的方式，而是在工作汇报时同步进行文档管理，即无论因任何工作汇报中上传的附件，都将按“项目——任务——事件”的位置编号方式自动归档在文档库中。位置编号的方式记录了文档的产生的完整过程：人、时间、事情，点击文档编号的时候不仅能够下载到文档，而且能查看到完整的文档上下文关系，因此能够保留这些知识及产生知识的过程。文档分类管理不但可以按项目、用户、群组进行分类，还可以加“标签”整体管理这些文档，形成企业知识库。Linkwedo文档管理具有如下特点：

自动生成文档位置编号

在Linkwedo文档管理系统中，呈现丰富的文档信息：文档名称，文档所有者，文档上传时间、文档位置编号等信息，这些信息都是在我们日常工作汇报中上传文档过程中自动记录下来。每上传一份文档，生成文档编号呈现文档的位置：通过文档的位置（如P6-T28-E349）可以看出该文档是在属于哪个项目，属于哪个任务，是属于任务创建时上传，还是执行任务汇报工作中上传，清晰的将文档进行归档管理。

文档的权限控制

文档是需要严谨管理的，所以在每次上传文档的时候就可以设置文档的查看权限，文档的查看有五种权限：包含完全公开、项目参与人员可见、任务参与人员可见、事件参与者可见、私人文档，设置定文档的保密级别，以此限定文档查看人员的范围，有效的保护文档。

记录文档的查看记录

你是否想知道你上传的文档是否被下载过？被哪些人下载过？在Linkwedo文档系统中，当文档被查看过，自动记录下来文档被查看次数、查看时间、查看者姓名等信息，将以上信息直观呈现给用户，方便用户掌握文档是否被关注过，以及被哪些用户查看过。

记录产生的上下文，场景还原

在Linkwedo文档系统中，不仅可以下载文档，查看文档内容，还可以了解文档的产生过程或所得到的评论。通过点击位置编号，可以进入到该文档的事件中查看到所需要了解的细节，可直接查看到文档产生的过程，了解前因后果，即使文档上传者已经离职，也能够根据记录全面的还原场景，准确判断文档的版本。

文档分类管理

将文档按不同属性分类，如按部门用户分类、按部门项目分类、按群组分类、按时间分类，通过对文档的分类能够快速找到需要的文档。

统计文档数据

提供从全局查看文档的数据信息，如个人所有权限查看的文档数、个人上传的文档数等。

标签功能

为文档添加标签，按标签管理文档，形成企业的知识库。

搜索功能

支持模糊搜索功能，输入文档部分名称可以搜索到文档。2100433B

《知识管理:企业档案信息化战略之选》内容简介：信息化是继工业化之后生产力发展的一个全新阶段，它对经济社会的发展乃至整个人类文明产生着巨大影响。在档案工作中，“信息化”的作用也越来越凸显，特别是在信息化最活跃的企业，“档案信息化”更成为摆在企业档案部门面前的一个重要课题。为了适应形势的要求，近年来广东省档案局十分重视档案信息化建设。2005年4月，省档案局召开了省直和中央驻粤企业档案信息化座谈会，对我省企业档案信息化情况进行了总结，并对今后企业档案信息化建设提出了许多意见和要求。同年12月，省档案局又联合省信息产业厅召开全省档案信息化建设工作会议，分析了全省当时档案信息化建设的状况，按照国家和省信息化发展规划，结合国家档案局有关文件要求和我省档案工作实际，提出了我省档案信息化建设的指导思想、基本原则和发展目标，并对全省档案信息化工作进行了全面部署。

为了贯彻会议提出的要求，加强对企业档案信息化问题的学术研究，为我省企业档案信息化建设提供理论指导，省档案局监督指导处积极行动，联合广东省韶关钢铁集团公司、南方电网广东电网公司、广东省高速公路有限公司等企业，同时邀请其他对本课题相关内容有过一定研究的同志参与，组成“企业档案信息化战略研究”课题组，于2005年正式向广东省档案局申报课题立项，并获得批准和资助。经过课题组全体成员几年的努力，课题研究的主要成果——《知识管理：企业档案信息化战略之选》一书的稿本已基本形成。近日，课题组负责人钟伦清同志将书稿送我.并希望我为该书写几句话。

知识管理战略综述

知识管理战略与人力资源战略同属于企业竞争战略下的职能战略。企业在制定知识管理战略时必须根据企业竞争战略考虑诸如企业必须拥有的知识内涵(着重于隐性或显性知识)、企业应如何获得知识资产(由企业内部研发或从外部取得)、知识环境的稳定性(是否需要不断更新并创造新的知识)、企业希望创造的竞争优势(低成、差异化或其他)等等。企业为适应企业竞争产生的知识需求和企业自身形成的知识供给并不会完全吻合。有些知识对企业来讲是需要的而企业本身并不具有这些知识。这就形成了知识缺口。根据知识需求、知识供给与知识缺口之间的关系，企业的知识管理战略可以分为：

知识管理战略创新型战略

用长远的观点看待知识，注重知识的积累和创新，企业对于关系自身发展的重要知识需求主要依靠企业自身的供给。鼓励员工在企业内或与外界交流，以获得知识创新的基础。企图以独特的内部知识作为产品或服务差异化的基础，进而构筑产业的进入障碍。由于内部知识具有隐性的属性，不易被模仿或复制，所以其核心知识具有高度的战略价值。

知识管理战略效用型战略

用实效的观点看待知识，注重知识的引进，对于企业产生的知识需求主要依靠企业外部引进。产业内各企业交流频繁，知识环境变化快速，企业不断吸收新知识来建立竞争优势。知识的标准化、系统化为知识管理活动的重点，由于系统化的显性知识有助于大量传播，企业可将知识的再利用性与高复制性作为提高利润水平的基础。

知识管理战略参与型战略

介于前二者之间，对于企业知识需求采用内部创新与外部引进相结合的策略。与之相对应的人力资源战略可以划分为：引诱型战略。企业较少培养自己的员工，而是通过薪酬和福利等引诱其他企业的员工，从而形成自己的高素质员工队伍。投资战略。这种战略主要是依靠企业培养来获得高素质的员工，企业主中对员工的开发、培训，视员工为企业最好的投资对象。参与型战略。介于前二者之间，对于企业知识需求采用内部创新与外部引进相结合的策略。

知识管理战略匹配关系

根据竞争战略的特点，形成了知识管理战略预人力资源战略的三种匹配关系：

①效用--引诱型匹配。这种情形最大的目的在于“成本”与“效果”，企业以知识的标准化、系统化为知识管理活动的重点，由于系统化的显性知识有助于大量传播，企业可将知识的再利用性与高复制性作为提高利润水平的基础。同时对于企业的知识缺口通过外部员工的引进加以弥补。通过对外部员工的引进，鼓励员工在企业内或与外界交流，以获得知识创新的基础。行业内各企业交流频繁，知识环境变化快速，企业不断吸收新员工新知识来建立竞争优势。

②创新--培养型匹配。企业通过对员工的培养企图以独特的内部知识作为产品或服务差异化的基础，进而构筑产业的进入障碍。由于内部知识具有隐性的属性，不易被模仿或复制，所以其核心知识具有高度的战略价值。

③参与--协助型匹配。在这种匹配下企业采取知识的积累与引进。人力资源的培训与引诱相结合的策略。

利用先进实用的手段，达成企业管理与运作的精细化，为客户提供知识管理与信息化的专业咨询任务；

为客户提供梳理知识资源，规划知识活动，搭建知识保障体系，规划知识管理系统，选型等服务，并配合客户实现咨询成果；

组织积累、整理公司内部知识，宣传知识管理的必要性，推动知识的传递和使用，建立知识管理流程和制度，推动知识管理健康运作；

进行企业信息化现状分析评估和信息系统战略和建设规划；

设计企业的IT功能战略，进行系统选型与ERP系统实施可行性评估；

为企业设计信息沟通的解决方案。

知识管理战略有以下几种分类：　1.在内涵方面，Hansen，Nohria & Tiemey(1999)认为，知识管理战略可分为“系统化战略”与“个性化战略”;

2.在态度方面，Zack(1999)认为，知识管理战略可分为“积极战略”与“保守战略”；

谢洪明、刘常勇、李晓彤综合了上述两种观点，提出了将知识管理战略分为4类，即保守系统化战略、保守个性化战略、积极系统化战略和积极个性化战略。本文主要采用Hansen，Nohria & Tiemey的观点，认为企业知识管理战略可分为系统战略和人文战略。

系统战略将企业看作是一个信息处理系统，认为IT及其相关的系统为知识管理提供了理想的框架，将不同程度的信息处理和商业信息系统的研究作为理解知识管理的本质和结构的正确选择。利用系统战略的企业将知识编码、贮存在数据库中，公司任何人都可以通过计算机网络直接调用。人文战略主要针对隐性知识的管理，强调企业知识的社会属性，知识通过直接的人员交流得到传播和分享。人文战略认为人是知识管理持续改进的关键，在社会关系占主要地位的软环境中，IT往往被看作是管理工具而不是成功的本质因素。采用系统战略的企业，知识管理活动主要以系统化、文字化的资料、档案为主导，企业只要将所创新或获得的知识加以系统化的编码、储存、利用，即可维持本企业的运营和生产活动，并获得低成本的竞争优势。一般而言，这种战略多出现于产品生命周期中的“成熟期”，企业需要依赖于大规模生产来创造最大的效益。若企业内存在着大量难以言喻或只能通过个人心智模式(Mental mode)认知的知识，就该采取人文战略。人文战略适合气氛活泼的企业，鼓励员工在企业内或与外界交流，以获得知识创新的基础。