企业一般按照以下程序进行采购作业：

1）接受采购要求或采购指示。采购要求的内容包括采购品种、数量、质量要求以及到货期限等。一般情况下，制造企业的采购指示来自生产计划部门，而生产计划部门又是根据企业市场销售部门对企业产品的制造要求以及企业原材料库存情况下达采购指示的。因此，企业的采购策略和市场策略紧密联系。

2）选择供应商。一个好的供应商是确保供应物料的质量、价格和交货期的关键。因此，在采购管理中，供应商的选择和如何保持与供应商的关系是一个主要问题。在采购管理的程序中，这一步骤是先评价多个可候选供应商，然后确定供应商。对供应商的评价包括调查供应商的商业信誉以及提供所需品种的能力，汇总该供应商所能提供物料的种类，并就这些物料的供货要求与供应商进行商谈。

3）订货。订货手续有时可能很复杂，如昂贵的一次性订货物品；有时也可能很简单，如常年使用的、有固定供应商的物品。值得注意的是，信息技术已经为许多企业提供了简捷便利的订货渠道，采购商和供应商用计算机连接，不需要任何纸的媒介，就可简捷、迅速地完成订货手续。

4）订货跟踪。主要是指订单发出后的进度检查、监控、联络等，目的是为了防止到货延误或出现数量、质量上的差错，确保企业原材料的供应能按计划执行。严格说来，订货跟踪是一种被动式的管理，如果出现原材料供应未按计划执行的问题，原因往往在于供应商自身的经营管理，或者是采购商与供应商的关系处理不当。企业采购要变被动为主动，就要在供应商选择上严格把关，并恰当地处理与供应商的关系，尽量避免问题发生。

5）验货收货。即对订购到货的原材料就规格、数量、质量等进行查验入库。如果供应商很可靠，这一步骤的工作就可省略。例如，很多日本企业与它们的供应商之间就可以做到货到无检验，直接送到生产线，但就我国企业的经营环境而言，要做到这一点还需要一定的时间。2100433B

企业采购成本由原材料的直接采购成本和直接采购成本以外的其他费用(间接成本)组成。

直接采购成本是指企业因原材料采购而直接形成的全部费用。包括原材料本身的价格,以及因原材料价格以外的因素变动所造成的费用。这些因素包括:价格的稳定性和增减趋势;不同订购数量价格的变化;付款方式与结算方式、币种;运输成本、交货地点;保险费用;供应商品质量、包装形式;对供应商的考察与认可费用;包装材料能否循环使用、供应商的售后服务水平;等等。

采购的间接成本是指在本公司产品的市场研究、开发、生产与售后服务各阶段,因供应商的参与或提供的产品所导致的成本,也包括供应商参与或提供的产品没有达到最好水平而造成的二次成本或损失。

一般来说,采购成本在企业生产总成本中的比重较大,控制采购成本,对于企业降低生产总成本,增加销售利润有着十分重要的意义。企业降低采购成本的途径很多,实践中,企业主要通过以下途径来降低采购成本。

1)根据库存和生产要求情况确定采购时机。原材料请购一般首先由生产部门根据生产计划提出请购单。材料保管人员接到请购单后,应将库存数同生产部门需要的数量进行比较,当生产所需的原材料数量超过库存的数量时,就应签字同意采购。对于大批量生产的企业,要有预先的采购计划,如规定最低库存量,当材料保管部门认定库存材料已达到最低量时提出请购。采购计划的确定要非常准确,该进的物料不按时进来,会造成停工待料,太早又会造成资金的积压。临时性物品的采购通常由使用部门直接提出。请购单由使用部门的主管审批同意,经资金预算的负责人员同意签字后,采购部门办理采购手续。

2)严格按照采购作业流程要求规范请购审批手续。不同类别(原材料、低值易耗品、其他工作辅助用品等)的请购单要由不同管理层次的主管按照企业的有关规定及权限核准。严格的采购管理制度是降低企业采购成本的重要保证。

3)控制订货批量。采购部门在对每一份请购单审查其请购数量是否控制在限额范围内的基础上,还应检查使用物品和审核物品使用的部门主管是否在请购单上签字同意。对于需要大量采购的原材料、零部件等,还要运用经济批量法测算成本,做各种采购数量对企业产品成本影响的分析。

4)尽量采用多种采购形式。主要形式有:招标采购、询价采购、比价采购、认价采购、定价采购等。

5)按照科学合理的采购价格采购。确定一个合适的采购价格,首先,需要通过市场调查进行多渠道询价。询价内容包括市场最高价、最低价和一般价等,并在询价的基础上,分析各供应商提供材料的性能、规格、品质要求、用量等建立比价标准。其次,由采购人员、技术人员、财务人员等组成评估小组,估算出符合品质要求的采购价格。再次,根据底价的资料、市场行情、采购量的大小、付款期限的长短等与供应商制定一个符合市场实际情况的合理价格。

采购计划是企业年度综合计划的有机组成部分,是企业组织订货或采购的重要依据。企业物料采购计划工作的内容,主要包括计划编制、执行和控制工作。以下我们通过如何确定物料需用量、期初期末库存量来确定物料申请采购量,为企业编制科学合理的采购计划提供数据依据。

1)物料需用量的确定。物料需用量是指企业在计划期内为保证生产正常进行所必须消耗的物料数量。它是按照每类物料的具体品种、规格、用途分别计算的。其

计算公式如下:

某种物料需用量=[计划期产量×(1 不可避免的废品率)]×单位产品消耗定额-计划回用废品数量

式中,计划期产量包括商品产量和期末期初在制品差额;不可避免的废品率,一般根据统计资料并考虑其他因素确定;回用废品数量是指能回用于同一产品或不同产品,在该种物料需用量中减掉的回用数量。

2)期初期末库存量的确定。企业在计划期内,期初库存量与期末库存量往往是不相等的。这就是说,即使在物料需用量不变的情况下,物料的申请或采购量也会发生相应的增减。当期初库存量大于期末库存量时,物料的申请或采购量就可减少;反之,就要增加。期初库存量。它一般根据库存的实际盘点数,并考虑编制计划时到计划期初的到货量和耗用量来计算。其计算公式如下:

计划期初库存量=编制计划时实际库存量 计划期初之前到货量-计划期初之前耗用量

期末库存量。它一般指物料储备定额(即经常储备量加保险储备量)。实践中,通常采用50%～75%的经常储备量加保险储备量作为期末库存量。对于品种较多的小宗物料,可按物料“小类”或“组”计算平均经常储备量加保险储备量确定。

3)物料采购量的确定。物料供应计划中,对于市场采购的物料,企业应编制物料采购量计划。物料采购量可用下面公式表示:

某种物料采购量=该种物料需用量 计划期末库存量-计划期初库存量-企业内部可利用资源

式中,企业内部可利用资源,是指企业改制、代用或调剂使用的物料。企业在确定各种物料需用量和物料采购量之后,就可按物料的具体品种、规格编制物料平衡表,如表

第一章 工厂采购基础

第一节 采购与采购控制

一、采购的定义与内容

二、采购的作用

三、采购的五大要求

四、采购作业的控制要领

范例：某纺织公司采购作业流程

第二节 采购作业的组织

一、采购组织的设置

二、采购部与各部门的协调

第二章 工厂采购作业环节

第一节 制订采购计划

一、制订采购计划的目的

二、影响采购计划与预算的因素

三、计划制订时各部门的配合

四、采购预算(用款计划)编制

五、采购数量计划

第二节 采购认证

一、采购认证的组织

二、认证前的准备工作

三、采购认证的工作步骤

第三节 合同签订与订单处理

一、签订采购协议

范例1：原材料(零部件)采购协议

二、采购订单处理

范例2：采购申请单

范例5：材料采购申请单

范例4：订购单

第四节 订单跟踪与进货控制

一、订单跟踪

二、物料交货控制

第五节 采购绩效评估

一、采购绩效评估的目的

二、采购绩效评估的指标

范例5：某企业采购单与总账差异

价格明细对照表

范例6：某电脑公司采购绩效比较表

三、绩效评估的标准

范例7：某公司采购绩效考核标准范例

四、绩效评估的参与人员

范例8：某公司采购部门顾客满意调查表

五、绩效评估方式

范例9：某公司采购部门绩效目标

第三章 采购监管与控制

第一节 订购数量控制

一、订购与库存的关系

二、定期式订购

三、定量式订购

四、确定最合适的订货方法

范例1：库存管理卡

第二节 采购质量控制

一、采购部门的质量管理

二、供应商质量评估、认证

范例2：供应商质量系统评分标准

三、建立采购质量保证体系

第三节 采购成本控制

一、采购成本的构成

二、采购成本控制的基础工作

三、降低材料采购成本的方法和手段

四、实行战略成本管理来指导采购成本控制

第四节 采购人员监控

一、采购人员控制的必要性

二、采取事先预防措施

范例3：某公司采购人员行为规范

三、加强采购人员的稽核

四、防止暗箱操作的方法

第四章 应商管理

第一节 供应商的开发与选择

一、选择供应商的原则和步骤

范例1：供应商情况登记表

范例2：供应商评分卡

二、供应商选择的方法

范例5：供应商调查问卷

三、供应商考察的八大事项

四、供应商选择与开发的关键——评审

范例4：某公司供应厂商审核标准

第二节 供应商评级

一、供应商评级的参与人员

二、供应商评分体系

范例5：某企业供应商评价基准

三、评级结果的运用

第三节 供应商关系管理

一、供应商关系模式

二、建立供应商准入制度

三、合理使用供应商

四、建立供应商会见制

五、供应商激励机制2100433B

采购作业流程通常包括一些重要信息，这些信息有助于成功开展采购策略。有时采购作业流程没有标准或确定的形式，但基本上都有相同类型的信息。首先，采购部门为每个作业流程确定一个编码，标明有效日期和主题，并提出采购的具体目标。作业流程的第一部分往往是介绍性的，同时，如果作业流程较长，而且包括很多部分，那么就需要一个关于具体内容的表格或索引。在第一部分通常对一些重要的专用术语作出定义。第二部分一般总结与该作业流程相关的公司或者部门策略，与策略相比，作业流程的层次较低，很多作业流程在具体执行时体现了公司或者部门策略。第三部分指出了作业流程中的各职位、部门或者领域。例如，有时，外部供应商会使用公司的设备，这时，作业流程的这一部分就会说明具体负责这一工作的采购人员。最后_部分常常描述执行作业流程的实际过程。这往往是作业流程中最长和最详细的部分，是文件的具体部分，描述了员工执行任务时必曼须遵循的指令、指示和活动。这些关于采购作业流程的全部信息都会体现在采购作业流程童手册中。

采购作业流程手册是从事采购工作人员的必备手册，它具有很重要的意义。

(1)手册是采购员工的参考指南，而且它对新员工尤为有价值，新员工需要得到如何强完成不同活动或者任务的指标。对于经验丰富的人员，该手册仅对不同问题提供了说明，誓或者仅仅是加深了一些相关知识。

(2)手册说明了完成一项任务所需的步骤和活动，从而能够使任务更具一致性和流畅性。一份良好的流程手册会使运营更为有效，而且涉及的内容往往比策略手册更加广泛和详细。